Conditions générales de vente et d’utilisation

Les présentes conditions régissent la mise à disposition du service encaisse.io, accessible en ligne. Leur acceptation est recueillie à la création du compte, préalablement à son ouverture : la version acceptée et la date de son acceptation sont conservées. Le service est réservé aux professionnels agissant dans le cadre de leur activité, et n’est pas accessible aux consommateurs.

Le service est édité et commercialisé par LIBERDADE, SAS au capital de 1 000 €, dont le siège est situé 26 rue Marceau, 92130 Issy-les-Moulineaux, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 130 476 393, TVA intracommunautaire FR47130476393, ci-après « encaisse ».

2.1. encaisse est un logiciel mis à disposition sous forme de service en ligne. Il permet au Client de relancer lui-même ses propres créances, à l’égard de ses propres débiteurs.

2.2. encaisse ne reçoit aucun mandat de recouvrement. Le Client conserve la qualité de créancier et conduit le recouvrement en son nom propre et sous sa seule responsabilité.

2.3. Toute relance émise au moyen du service est un acte du Client : elle est envoyée en son nom et sous son identité, sur sa décision. Cette décision prend l’une des deux formes suivantes, au choix du Client : une validation message par message, qui est le réglage par défaut et le seul disponible sur l’offre gratuite ; ou une autorisation préalable d’envoi automatique, que le Client active lui-même et borne lui-même : palier maximal, montant maximal, exclusion des particuliers. Chaque envoi effectué sous cette autorisation est horodaté et conservé. La mise en demeure et la lettre recommandée avec accusé de réception demeurent, dans tous les cas, soumises à la validation unitaire du Client. encaisse prépare le message, le Client décide de son envoi.

2.4. encaisse ne détient jamais de fonds pour le compte du Client. Les sommes réglées par les débiteurs sont créditées directement sur le compte bancaire du Client, par l’intermédiaire du prestataire de paiement, sans transiter par un compte ouvert au nom d’encaisse.

2.5. encaisse n’exerce aucune activité de recouvrement amiable pour le compte d’autrui au sens de l’article L124-1 du Code des procédures civiles d’exécution : le service ne reçoit aucun mandat de recouvrement, n’encaisse aucune somme en son nom, et ne se présente jamais comme mandataire du Client auprès de ses débiteurs. Chaque relance est adressée au nom du Client, qui en est l’auteur et le seul interlocuteur du débiteur.

2.6. encaisse apparaît auprès du débiteur comme moyen technique d’acheminement, et à ce titre seulement : le domaine expéditeur des courriels et l’identifiant d’expéditeur des messages portent son nom, parce qu’un envoi automatisé au départ de l’adresse personnelle du Client serait rejeté par les filtres des messageries. Le nom du Client figure dans l’en-tête et dans le corps de chaque message, aucune somme n’est réclamée au bénéfice d’encaisse, et aucun règlement ne transite par ses comptes.

3.1. Offre gratuite. Sans limite de durée et sans carte bancaire. Elle permet d’ajouter dix nouvelles factures par mois civil. Le compteur repart à zéro le 1er de chaque mois. Une facture ajoutée reste comptée pour son mois, même si elle est ensuite réglée, annulée ou retirée de la gestion. Les factures déjà suivies continuent de l’être sans limite de nombre ni de durée. Toutes les fonctions sont comprises, à l’exception du parrainage et de l’accès à plusieurs utilisateurs.

3.2. Offre sans limite. 49 € HT par mois ou 490 € HT par an, quel que soit le nombre de factures suivies. La taxe sur la valeur ajoutée s’y ajoute, au taux applicable selon le lieu d’établissement du Client.

3.3. Commission. encaisse perçoit une commission de 5 % HT sur les sommes réglées par les débiteurs au moyen du portail de règlement. Ces sommes sont créditées directement sur le compte du Client, la commission étant prélevée au passage par le prestataire de paiement ; elles ne transitent à aucun moment par un compte ouvert au nom d’encaisse.

Aucune commission n’est due :

• sur les sommes reçues directement par le Client, par virement, chèque, espèces ou tout autre moyen n’empruntant pas le portail de règlement
• sur les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de recouvrement de l’article L441-10 du Code de commerce, exclues de l’assiette
• sur une facture réglée avant qu’aucune relance n’ait été envoyée

La commission est plafonnée à 200 € HT par facture, quel que soit son montant. En cas de règlement partiel, elle est calculée au prorata de chaque somme effectivement encaissée. En cas d’avoir, d’annulation ou de remboursement, la commission correspondante est annulée ou remboursée au prorata.

3.4. Envoi recommandé électronique. Les envois recommandés sont acquis par lots de plis, payés d’avance, au tarif affiché dans le service au moment de l’achat. Un pli est décompté à chaque envoi. Les plis ne sont soumis à aucune date de péremption et ne sont pas transférables entre comptes. Un pli décompté pour un envoi que le prestataire n’a pas accepté est recrédité.

3.5. Facturation. L’abonnement est facturé à chaque échéance, et chaque lot de plis à son achat. Les commissions, déjà prélevées au moment de chaque règlement, font l’objet d’une facture récapitulative émise au début du mois suivant, qui vaut justificatif et n’appelle aucun paiement.

3.6. Évolution des prix. Toute modification est notifiée au moins trente jours avant sa prise d’effet, et le Client peut résilier sans frais avant cette date. Le tarif fondateur consiste en une réduction de cinquante pour cent pendant les douze premiers mois d’abonnement, réservée aux vingt premiers clients. Sont « premiers clients » les vingt premiers comptes à souscrire l’offre sans limite, dans l’ordre de leur premier paiement accepté.

3.7. Statut pionnier. Les Clients ayant participé à la phase de bêta conservent, à l’issue de celle-ci, un abonnement gratuit sans limitation de durée, aussi longtemps que le service est commercialisé. Si l’offre sans limite est remplacée, la gratuité porte sur l’offre qui la remplace. La commission mentionnée à l’article 3.3 demeure due, ainsi que les envois facturés à l’unité. Ce statut est attaché au compte ouvert pendant la bêta ; il n’est ni cessible, ni transférable à un autre compte du même Client.

3.8. Paiement. L’abonnement est payable d’avance par carte bancaire, débitée automatiquement à chaque échéance. Les lots de plis sont payables à la commande. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé. Toute somme non réglée à son échéance porte de plein droit des pénalités de retard au taux appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de dix points de pourcentage, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce).

3.9. Échéance impayée. En cas d’échec du paiement d’une échéance, de nouvelles tentatives sont effectuées par le prestataire de paiement, et le Client en est informé. Si l’échéance demeure impayée à l’issue de ces tentatives, l’abonnement prend fin et le compte revient à l’offre gratuite. Les données du Client sont conservées.

Le Client s’engage à :

• ne relancer que des créances certaines, liquides et exigibles, dont il est titulaire
• vérifier l’exactitude des montants, des dates et des coordonnées qu’il importe
• arrêter le contenu de chaque message, en le relisant avant l’envoi ou dans les bornes de l’autorisation d’envoi automatique qu’il définit, et en assumer le contenu
• ne pas utiliser le service à des fins de harcèlement, de menace ou d’intimidation, ni pour adresser des propos diffamatoires ou discriminatoires
• retirer sans délai l’accès d’un collaborateur ou d’un prestataire dès la fin de son contrat ou de sa mission, et nous signaler toute utilisation frauduleuse de son compte
• informer ses débiteurs du traitement de leurs données, comme la loi le lui impose
• faire un usage normal du service : les envois inclus dans son offre servent au recouvrement de ses propres créances, dans des volumes cohérents avec son activité

Le Client garantit encaisse contre toute réclamation d’un débiteur ou d’un tiers née d’une relance portant sur une créance inexistante, contestée à bon droit ou dont il n’est pas titulaire, ou de données de débiteurs qu’il aurait collectées en violation de la loi. Il prend en charge les sommes mises à la charge d’encaisse à ce titre, frais de défense compris.

Le Client demeure responsable de traitement pour les données de ses débiteurs. encaisse agit comme sous-traitant au sens de l’article 28 du règlement général sur la protection des données.

encaisse s’engage à mettre en œuvre les moyens nécessaires au bon fonctionnement du service. Il s’agit d’une obligation de moyens. Le service est accessible en continu, sauf interruption pour maintenance, réalisée autant que possible en dehors des heures ouvrées, ou incident ; encaisse s’efforce alors de le rétablir dans les meilleurs délais. Aucun taux de disponibilité n’est garanti.

encaisse ne garantit pas :

• le recouvrement effectif des créances
• la remise ou la lecture des messages par leurs destinataires
• la disponibilité ininterrompue des services de ses prestataires

5.1. Contenu des messages. Le contenu de chaque message est arrêté par le Client, soit par validation message par message, soit dans les bornes de l’autorisation d’envoi automatique qu’il a lui-même définie. Le Client répond en conséquence du choix d’envoyer un message, de son destinataire et de la créance qu’il réclame.

5.2. Rédaction assistée et calculs. Les messages sont proposés avec l’aide d’un modèle de langage, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité, et portent la mention prévue par l’article 50 du règlement (UE) 2024/1689 sur l’intelligence artificielle. Les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire sont calculées par encaisse à partir des taux publiés et des données saisies par le Client. Le Client vérifie les données qu’il fournit ; encaisse répond des erreurs de ses propres modèles et calculs, dans la limite prévue à l’article 5.3.

5.3. Plafond. La responsabilité d’encaisse, si elle était engagée, est limitée aux dommages directs, à hauteur du plus élevé des deux montants suivants : les sommes versées par le Client au cours des douze derniers mois, ou 1 000 €. Ce plafond ne s’applique pas en cas de faute lourde ou intentionnelle d’encaisse.

6.1. Rôles. Pour les données de ses débiteurs, le Client est responsable de traitement et encaisse son sous-traitant, au sens de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD). Le présent article tient lieu de contrat de sous-traitance. Le traitement des données des Clients eux-mêmes est décrit dans la politique de confidentialité.

6.2. Description du traitement. Objet et finalité : la relance des créances du Client et le suivi de leur règlement. Durée : celle du contrat, augmentée du délai d’effacement prévu à l’article 8. Personnes concernées : les débiteurs du Client et leurs interlocuteurs. Données : nom ou raison sociale, numéro SIREN, adresse électronique, numéro de téléphone et adresse postale lorsqu’ils sont fournis, références, montants et échéances des factures, règlements, historique des relances et des réponses.

6.3. Engagements d’encaisse. encaisse s’engage à :

• ne traiter les données que sur instruction documentée du Client, que constituent les présentes conditions et les réglages qu’il choisit dans le service, et l’informer si une instruction lui paraît contraire à la réglementation
• soumettre à une obligation de confidentialité les personnes autorisées à traiter les données
• mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées au sens de l’article 32 du RGPD, notamment l’hébergement en France et la pseudonymisation des données avant toute rédaction assistée
• aider le Client, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice des droits des personnes et à respecter ses obligations des articles 32 à 36 du RGPD
• notifier au Client toute violation de données le concernant sans délai excessif, et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance
• à la fin du contrat, permettre la restitution des données par l’export prévu à l’article 7, puis les effacer dans le délai prévu à l’article 8, sous réserve des obligations légales de conservation
• mettre à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect du présent article, et permettre un audit au plus une fois par an, sur demande écrite adressée trente jours à l’avance, aux frais du Client

6.4. Sous-traitants ultérieurs. Le Client autorise encaisse à recourir aux prestataires dont les catégories figurent dans la politique de confidentialité. Leur liste nominative est communiquée au Client sur simple demande. encaisse impose à chacun des obligations équivalentes à celles du présent article, et informe le Client de tout ajout ou remplacement au moins trente jours à l’avance ; le Client qui s’y oppose peut résilier sans frais avant la prise d’effet.

Conformément au règlement (UE) 2023/2854 sur les données, le Client peut à tout moment récupérer l’intégralité de ses données dans un format ouvert et lisible par machine, gratuitement et sans avoir à en justifier le motif.

• l’export est accessible en autonomie depuis l’espace du Client, sans nous contacter
• aucun frais de sortie n’est facturé
• aucun obstacle technique ou contractuel ne limite le changement de fournisseur
• encaisse apporte son concours à la migration pendant trente jours à compter de la demande

L’abonnement est conclu sans engagement de durée et se renouvelle par tacite reconduction. Le Client peut résilier à tout moment depuis son espace, la résiliation prenant effet à la fin de la période en cours.

La suppression du compte s’effectue en autonomie et entraîne l’effacement des données des débiteurs dans un délai de trente-sept jours. Les pièces comptables et les preuves d’envoi sont conservées pour la durée légale.

encaisse peut suspendre un compte en cas de manquement grave, notamment un usage détourné à des fins de harcèlement, après en avoir informé le Client.

encaisse peut refuser une inscription ou l’ouverture d’une société supplémentaire sans avoir à motiver sa décision. Elle peut aussi mettre fin à un contrat en cours en prévenant le Client au moins trente jours à l’avance ; l’abonnement déjà payé pour la période restante est alors remboursé au prorata, et l’export de l’article 7 reste accessible jusqu’à la fermeture.

9.1. Modification des conditions. encaisse peut modifier les présentes conditions. Toute modification de fond est notifiée au Client au moins trente jours avant sa prise d’effet, et le Client peut résilier sans frais avant cette date. La version applicable et la date de son acceptation sont conservées.

9.2. Force majeure. Aucune des parties n’est responsable d’un manquement causé par un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil. Si l’empêchement dure plus de trente jours, chaque partie peut résilier sans frais.

9.3. Propriété intellectuelle. Le logiciel, ses modèles de messages et sa marque restent la propriété d’encaisse. Le Client reçoit un droit d’usage personnel et non cessible, pour la durée de son abonnement. Le Client reste propriétaire de ses données ; les messages envoyés en son nom lui appartiennent.

9.4. Confidentialité. Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre dont elle a connaissance, pendant le contrat et deux ans après sa fin.

9.5. Preuve. Les enregistrements conservés par le service, notamment l’acceptation des conditions, les validations, les autorisations d’envoi automatique et les horodatages d’envoi, font foi entre les parties, sauf preuve contraire. Ils sont conservés pendant la durée du contrat, puis pendant le délai de prescription applicable, cinq ans entre professionnels (article L110-4 du Code de commerce).

9.6. Cession. Le Client ne peut céder son compte sans l’accord d’encaisse. encaisse peut céder le contrat à un repreneur du service, à conditions inchangées, après en avoir informé le Client.

9.7. Prestataires. L’hébergeur et les catégories de prestataires auxquels encaisse recourt figurent dans la politique de confidentialité, tenue à jour ; leur liste nominative est communiquée dans les conditions de l’article 6.4.

9.8. Référence commerciale. encaisse ne cite ni le nom ni le logo du Client, ni ne publie de témoignage le concernant, sans son accord écrit préalable. Le Client peut retirer cet accord à tout moment ; la référence est alors retirée des supports qu’encaisse contrôle dans un délai de trente jours.

9.9. Divisibilité et non-renonciation. Une clause déclarée nulle ou inapplicable est réputée non écrite, sans effet sur les autres. Le fait pour une partie de ne pas se prévaloir d’une clause à un moment donné ne vaut pas renonciation à s’en prévaloir ensuite.

9.10. Offre cabinets. Pour les cabinets d’expertise comptable et les clients dont ils suivent le dossier, ces conditions sont complétées par l’annexe Offre cabinets, acceptée à part.

Les présentes conditions sont soumises au droit français. À défaut de résolution amiable, tout litige relève de la compétence exclusive du tribunal des activités économiques de Nanterre lorsque le Client a la qualité de commerçant. À défaut, les règles de compétence de droit commun s’appliquent. Le service étant réservé aux professionnels, les présentes conditions ne relèvent pas du Code de la consommation, sous réserve des dispositions de ce code qui s’appliqueraient impérativement.