Suivi des factures impayées sur Excel : le modèle de tableau, puis la relance
Un tableau de suivi des factures impayées liste, une ligne par facture, le client, le montant, l’échéance et ce qui reste à payer. C’est la méthode de la plupart des indépendants et des TPE. Elle tient tant que quelqu’un ouvre le fichier chaque semaine et écrit les relances à la main.
Vous avez déjà votre fichier ? Faites son diagnostic gratuit : montant en retard et pénalités réclamables, sans que le fichier quitte votre ordinateur.
Téléchargez le modèle, remplissez-le ou gardez le vôtre. Le même fichier s’importe dans encaisse, qui relance ensuite chaque client en retard.
Les quatre colonnes en couleur sont obligatoires. Les autres sont lues si elles existent. Prénom et Nom de famille ne servent que pour un particulier.
Télécharger le modèleS’ouvre dans Excel, LibreOffice et Numbers.Ce que le tableau ne fait pas seul
Une facture en retard reste une ligne parmi d’autres tant que personne ne trie la colonne Échéance. Les pénalités de retard courent pourtant dès le lendemain, sans relance préalable.
Chaque relance se rédige à la main, avec le bon numéro, le bon montant et le bon ton selon le retard. C’est le moment où l’on remet à plus tard, surtout face à un client que l’on voit souvent.
Une mise en demeure ou une injonction de payer demande de montrer ce qui a été envoyé, et quand. Un tableau note une date à la main, sans accusé de remise.
Importer le fichier dans encaisse
Déposez votre fichier tel qu’il est, 5 Mo au plus : Excel (.xlsx ou l’ancien .xls), LibreOffice (.ods), Numbers ou CSV. Seule la première feuille qui contient des factures est lue. Vos colonnes n’ont pas besoin de porter les noms du modèle : « N° facture », « Raison sociale » ou « Date limite » sont reconnus.
Les dates s’écrivent JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ, les montants avec une virgule ou un point, avec ou sans le symbole €. Avant d’enregistrer, l’écran montre chaque ligne refusée et la raison. Une facture importée deux fois n’est pas dédoublée, et une facture déjà réglée n’est pas reprise.
Ensuite, encaisse suit les échéances à votre place. Il prépare la relance du bon palier et calcule les pénalités et l’indemnité de 40 € pour un client professionnel. Vous relisez avant l’envoi, ou, avec l’offre payante, laissez partir seuls les rappels ordinaires dans les limites que vous fixez. Les factures restent exportables à tout moment en CSV qui s’ouvre dans Excel.
Questions fréquentes
Mon logiciel de facturation exporte-t-il ce fichier ?
Presque tous exportent leurs factures en Excel ou en CSV. Si vous utilisez Pennylane, Sellsy, Axonaut, Evoliz, Abby, Qonto ou iPaidThat, vous pouvez aussi brancher le logiciel directement : les intégrations de facturation font remonter les factures échues sans fichier.
Pourquoi distinguer particulier et professionnel ?
Parce que le droit change. Face à un professionnel, les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € sont dues. Face à un particulier, elles ne s’appliquent pas, et la relance doit le dire autrement. La page sur la facture impayée par un particulier détaille ce qui change.
Combien de factures sont gratuites ?
L’offre gratuite relance dix nouvelles factures par mois, sans durée limitée. L’offre payante, à 49 € HT par mois, n’a pas de limite.
Que mettre dans la colonne Échéance ?
La date limite de paiement portée sur la facture. Si vous ne la connaissez pas, le calculateur de délai de paiement la retrouve à partir de la date d’émission. Une fois la date passée, vous pouvez calculer les pénalités de retard et choisir parmi nos modèles de lettres de relance.
Gardez votre tableau, encaisse fait les relances.
Importez le fichier une fois, vérifiez les lignes, et chaque facture en retard reçoit sa relance au bon moment. Vous validez, encaisse envoie.
Commencer gratuitement