Tout ce qu’on nous demande avant de commencer

Les premières relances sont plus polies que la plupart des messages écrits sous le coup de l’agacement. Le ton monte selon le retard, jamais selon l’humeur, et les deux dernières étapes, le recommandé et la mise en demeure, ne partent qu’après votre accord explicite.

À votre nom. Votre client voit le nom de votre entreprise en expéditeur, et le message porte votre signature : encaisse n’apparaît nulle part dedans. L’adresse d’envoi, elle, est la nôtre, et c’est ce qui nous permet de voir sa réponse et d’arrêter les relances aussitôt. Sa réponse vous est transmise dans la seconde, et vous lui répondez directement.

Oui, et vous pouvez le modifier mot pour mot. Vous choisissez si toutes les relances passent par votre validation ou seulement les étapes engageantes. Par défaut, le recommandé et la mise en demeure attendent toujours votre accord.

Elle nous parvient d’abord, et c’est ce qui déclenche l’arrêt : la séquence se met en pause sur ce dossier, aussitôt. Le message vous est transmis dans la foulée, avec l’adresse de votre client en réponse, et vous lui écrivez directement. Rien ne repart tant que vous n’avez pas tranché : un client qui vient de s’expliquer ne doit pas recevoir la relance suivante le lendemain.

Vous marquez le dossier en litige et la séquence s’arrête. Relancer une créance contestée n’a aucun effet utile, et peut vous être opposé si l’affaire va devant un juge. Le dossier reste suivi, il ne part simplement plus rien.

Jamais plus que ce que vous autorisez. Un garde-fou limite le nombre de messages par client sur trente jours glissants, tous dossiers confondus : un client qui vous doit quatre factures ne reçoit pas quatre relances le même matin.

Non. La mise en route consiste à connecter votre logiciel de facturation, ou à déposer un export en tableur. Si vous n’avez ni l’un ni l’autre, la saisie d’une facture à la main prend une minute.

Le temps de relire ce qui attend votre accord, en général quelques minutes. Tout le reste part seul. Si vous ne vous connectez pas pendant deux semaines, les relances non engageantes continuent, et celles qui demandent votre décision vous attendent.

Oui. Toute étape peut être mise en pause, sur un dossier ou sur tout le compte. Les actions engageantes ne partent jamais sans votre accord, et ce réglage n’est pas désactivable : c’est une condition de la qualification juridique d’encaisse comme éditeur de logiciel.

Pennylane, Sellsy, Axonaut, Evoliz, Abby et Qonto sont raccordés. Pour tous les autres, un export CSV ou Excel fait l’affaire, et c’est un format que tous les logiciels savent produire. Vous pouvez aussi saisir vos factures directement.

Rien ne part, et vous recevez un rappel. Attention toutefois : le moteur ne retient que le palier le plus avancé. Un dossier laissé trois semaines sans validation saute les étapes intermédiaires, qui ne seront jamais envoyées. Votre tableau de bord vous dit combien de paliers ont été sautés.

Le DSO, « days sales outstanding », est le délai moyen d’encaissement de vos factures : le nombre de jours entre l’émission et le paiement. Un DSO de 45 jours signifie qu’il s’écoule en moyenne 45 jours avant que l’argent d’une vente arrive sur votre compte. Plus il est élevé, plus vous financez vos clients à votre place. En France, les retards de paiement représentent en moyenne 12 jours au-delà du délai convenu (Observatoire des délais de paiement, Banque de France). Le réduire ne demande ni logiciel de trésorerie ni relances agressives : il suffit que la première relance parte le lendemain de l’échéance, et que les suivantes ne soient pas oubliées. C’est exactement ce que fait encaisse : il repère le retard, écrit le message, vous le fait valider, et l’envoie en votre nom. Votre espace affiche votre délai moyen d’encaissement, facture par facture et client par client, pour voir l’effet.

Trois coûts se cumulent, et seul le premier se voit. La trésorerie immobilisée, d’abord : une facture de 5 000 € payée avec 40 jours de retard, c’est 5 000 € que vous avancez pendant plus d’un mois. Le temps ensuite, celui passé à relancer, à retrouver la facture, à rappeler. Le risque enfin : plus une créance vieillit, moins elle se recouvre, et une entreprise qui dépose le bilan efface la facture. À cela s’ajoutent les sommes que vous êtes en droit de réclamer et qui ne sont presque jamais demandées : les pénalités de retard au taux légal et l’indemnité forfaitaire de 40 € par facture, prévue par l’article L441-10 du code de commerce entre professionnels. Notre calculateur les chiffre en trente secondes, sans inscription.

L’offre gratuite suit dix nouvelles factures par mois, sans carte bancaire ni durée limitée. Au delà, l’abonnement est de 49 € HT par mois, sans plafond de factures, résiliable en un clic. Dans les deux cas, une commission de 5 % HT s’applique sur ce qui rentre, plafonnée à 200 € HT par facture.

Sur les sommes encaissées après qu’une relance est partie, pas sur votre chiffre d’affaires. Une facture réglée avant toute relance ne donne lieu à aucune commission.

Vous, et le prix vous est annoncé avant l’envoi. Un recommandé n’est jamais envoyé sans que vous ayez vu son coût et donné votre accord.

La onzième est enregistrée, avec son montant et son échéance : vous ne perdez aucune saisie. Elle n’est simplement pas relancée sur l’offre gratuite. Le compteur repart à zéro le 1er du mois suivant pour les nouvelles factures, et l’abonnement lève la limite.

Non. encaisse est un éditeur de logiciel. Les relances sont décidées par vous — message par message, ou à l’avance dans les limites que vous fixez — envoyées en votre nom, et les sommes sont versées directement sur votre compte. encaisse n’encaisse jamais pour le compte d’autrui, ce qui est précisément ce qui distingue les deux activités.

Entre professionnels, oui : l’article L441-10 du Code de commerce prévoit des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de 40 € par facture, dues de plein droit. Face à un particulier, ce barème ne s’applique pas. encaisse fait la distinction tout seul, d’après la qualité du débiteur.

Cinq ans entre professionnels, deux ans seulement face à un consommateur. Passé ce délai la créance ne se réclame plus, même certaine, même devant un juge. Votre tableau de bord vous signale les créances qui approchent de cette date.

Deux choses le même jour. Vous devez cesser de le relancer, la loi l’impose. Et vous avez deux mois à compter de la publication au BODACC pour déclarer votre créance au mandataire. encaisse surveille le BODACC en permanence, arrête les relances tout seul et vous prévient de la date limite.

Le BODACC publie les procédures collectives des entreprises immatriculées. Une alerte signifie qu’une procédure a été ouverte chez l’un de vos clients. C’est le signal le plus important que vous puissiez recevoir : passé deux mois, votre créance n’est plus recevable, et c’est la totalité qui est perdue.

Elles sont hébergées en France, chiffrées, et ne sont ni revendues ni partagées. Vos identifiants de logiciel de facturation sont chiffrés et ne sont jamais lisibles, y compris par nous.

Le montant, l’ancienneté du retard et le ton choisi. Ni le nom de votre client, ni son adresse, ni le détail de la prestation. Le modèle rédige un message, il ne sait pas à qui il s’adresse.

Oui, à tout moment et sans le demander à personne : un export complet de votre compte est disponible depuis vos réglages, dans un format lisible par une machine. C’est un droit, prévu par l’article 20 du RGPD, pas une faveur.

Vos données sont conservées le temps que vous puissiez changer d’avis, puis supprimées. Vous pouvez aussi demander la suppression immédiate, qui est exécutée sans attendre la fin de la période.