Relance automatique des factures : automatiser sans perdre la main
La relance automatique des factures consiste à programmer à l’avance les rappels envoyés à un client qui n’a pas payé : à quels jours de retard, par quel canal et avec quel ton. Le logiciel les déclenche ensuite seul, facture par facture, et s’arrête dès que le règlement arrive.
Automatiser ne veut pas dire tout laisser partir. Un rappel courtois peut partir seul. Une mise en demeure engage votre nom et fait courir des intérêts : elle mérite votre accord, à chaque fois.
Pourquoi automatiser les relances
Une relance oubliée coûte plus cher qu’une relance mal tournée. La plupart des retards se règlent au premier ou au deuxième rappel, à condition qu’il parte à la date prévue. Or c’est précisément ce qui saute quand le dirigeant est sur un chantier, en rendez-vous ou en congé.
L’automatisation règle trois choses à la fois. La régularité d’abord : chaque facture suit le même rythme, sans dépendre de votre agenda. La mémoire ensuite : on sait toujours où en est chaque client. La cohérence enfin : le ton monte d’un cran à chaque étape, au lieu de passer d’un courriel aimable à une menace.
Quel rythme choisir
Un bon rythme commence tôt et monte progressivement. encaisse propose trois profils, choisis client par client. Les jours ci-dessous comptent à partir de l’échéance de la facture.
S’y ajoute en tête un rappel avant l’échéance, au ton de courtoisie : dix jours avant par défaut, réglable ou désactivable. C’est le seul envoi qui évite l’impayé au lieu de le poursuivre.
Ce qui peut partir seul, et ce qui attend votre accord
Les courriels et le SMS rappellent une somme due. Sur l’offre sans limite, vous pouvez les laisser partir seuls, dans des bornes que vous fixez : jusqu’à quel palier, en dessous de quel montant, et en excluant ou non les clients particuliers.
L’avertissement et la mise en demeure partent en recommandé électronique. Ils attendent votre accord, un par un, même quand l’envoi automatique est actif. La mise en demeure fait courir les intérêts moratoires (article 1344-1 du Code civil) : c’est une décision, pas une routine.
Un règlement constaté dans votre logiciel de facturation arrête la relance. Un litige ouvert, une promesse de paiement en cours ou une procédure collective publiée au BODACC la suspendent. Dans ce dernier cas, la créance se déclare au mandataire : relancer ne sert plus à rien.
Les pièges de la relance automatique
Relancer une facture déjà payée. C’est l’erreur qui coûte un client. Elle arrive quand l’outil de relance ne voit pas les règlements. Brancher le logiciel de facturation, ou mettre à jour le fichier importé, l’évite.
Relancer sur le montant d’origine. Après un acompte ou un avoir, le rappel doit porter sur le reste dû. Sinon le client conteste, et il a raison.
Oublier les pénalités. Entre professionnels, les pénalités de retard et l’indemnité de 40 € sont dues de plein droit dès le lendemain de l’échéance (article L441-10 du Code de commerce). Une relance qui les mentionne se prend plus au sérieux. Voir le calculateur de pénalités de retard.
Traiter un particulier comme une entreprise. Les règles ne sont pas les mêmes : ni indemnité de 40 €, ni taux de pénalité professionnel. Le détail est sur la page facture impayée par un particulier.
Questions fréquentes
La relance automatique est-elle légale ?
Oui. Rappeler à son client une facture échue est un acte normal de gestion. Le message part en votre nom, et vous restez l’auteur de chaque relance. Aucune décision automatisée n’est prise à l’égard du client au sens de l’article 22 du RGPD : la créance, son montant et son exigibilité sont décidés par vous.
Mon logiciel de facturation relance déjà. Pourquoi changer ?
Beaucoup de logiciels de facturation envoient un rappel par courriel. Ils vont rarement plus loin : SMS, recommandé électronique, pénalités calculées, surveillance du BODACC, dossier de preuve. Le comparatif des logiciels de relance pour TPE fait le point.
L’envoi automatique est-il compris dans l’offre gratuite ?
Non. L’offre gratuite relance dix nouvelles factures par mois, avec une validation message par message. L’envoi automatique des rappels ordinaires fait partie de l’offre sans limite, à 49 € HT par mois.
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Posez votre rythme une fois.
Branchez votre logiciel de facturation ou importez un fichier Excel. encaisse prépare chaque relance au bon jour, vous validez, et les rappels ordinaires peuvent partir seuls sur l’offre sans limite.
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