Recouvrement amiable de factures impayées : la marche à suivre

Le recouvrement amiable désigne l'ensemble des actions qu'un créancier engage pour obtenir le paiement volontaire d'une facture échue, sans saisir le juge ni détenir de titre exécutoire. Cette phase débute au premier jour de retard et se termine soit par l'encaissement, soit par l'envoi d'une mise en demeure restée sans effet.

Une démarche amiable structurée sert deux objectifs. Le créancier cherche d'abord à être payé sans frais de justice. Il constitue en même temps un dossier de preuves solide, utile si le litige doit être tranché par un tribunal. Pendant toute cette phase, le délai de prescription continue de courir. Deux événements peuvent modifier ce compteur : une suspension, par exemple une médiation acceptée par les deux parties, ou une interruption, par exemple la reconnaissance de la dette par le débiteur.

Les conditions pour engager un recouvrement amiable

Avant de réclamer le paiement d'une somme, vous devez vérifier que votre créance réunit trois qualités juridiques cumulatives. Elle doit être certaine, liquide et exigible.

Une créance est certaine lorsque son existence est incontestable. Vous disposez d'un devis signé, d'un bon de commande, d'un contrat ou d'un bon de livraison qui prouve que vous avez réalisé la prestation ou livré la marchandise. Votre client peut émettre, lors de la réception, des réserves écrites et motivées sur la conformité d'une partie des travaux. Dans ce cas, la somme qui correspond à la partie contestée devient incertaine jusqu'au règlement du désaccord. La part non visée par les réserves reste en principe certaine, et vous pouvez en poursuivre le recouvrement sans attendre la fin du litige sur le reste.

La créance est liquide dès que son montant est chiffré en euros sur la facture ou que le contrat contient tous les éléments permettant de le calculer par une opération arithmétique.

Enfin, la créance est exigible dès la date d'échéance inscrite sur la facture. Le retard commence le lendemain de cette date : c'est à partir de ce jour que les pénalités courent. Entre professionnels, l'article L441-10 du Code de commerce fixe le délai de paiement par défaut à 30 jours suivant la réception des marchandises ou l'exécution de la prestation. Si votre contrat prévoit un délai plus long, il ne peut pas dépasser 60 jours nets à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette modalité figure expressément au contrat.

Calendrier daté : 30 jours pour encaisser sans juge

Laisser passer plusieurs semaines avant de réagir affaiblit votre position. Le client s'habitue au crédit gratuit et règle en priorité les fournisseurs qui relancent. Voici un calendrier précis sur trente jours pour mener vos relances en interne.

• Jour J+3 après l'échéance : envoyez un premier courriel de courtoisie. Demandez si le client a bien reçu la facture, rappelez son numéro, son montant TTC et joignez le duplicata en PDF. Supposez toujours une erreur d'aiguillage comptable.
• Jour J+10 : appelez le service comptable ou votre interlocuteur habituel, puis confirmez votre échange par écrit. Votre objectif est d'identifier un éventuel blocage administratif (absence de numéro de bon de commande, RIB non validé) et d'obtenir une date précise de mise en paiement.
• Jour J+18 : adressez une relance ferme par courriel et par message texte. Mentionnez que l'échéance est dépassée de plus de deux semaines et rappelez qu'entre professionnels, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement sont exigibles de plein droit.
• Jour J+30 : expédiez une lettre de mise en demeure par courrier recommandé avec avis de réception (LRAR) ou par lettre recommandée électronique qualifiée. Accordez un ultime délai de huit jours calendaires pour régler le principal et les accessoires.

La mise en demeure obéit à l'article 1344 du Code civil. Elle constitue l'interpellation suffisante qui marque la fin des relances de courtoisie.

Devant le tribunal judiciaire, l'article 750-1 du Code de procédure civile ajoute une étape. Lorsque la demande tend au paiement d'une somme n'excédant pas 5 000 euros, le créancier doit d'abord tenter, au choix, une conciliation menée par un conciliateur de justice, une médiation ou une procédure participative. Sans cette tentative, sa demande est irrecevable, et le juge peut relever ce défaut d'office. L'article 750-1 figure parmi les dispositions propres au tribunal judiciaire. Il ne s'applique donc pas lorsque vous saisissez le tribunal de commerce, juge habituel des litiges entre commerçants et entre sociétés commerciales.

Le texte prévoit des dispenses. Elles jouent notamment en cas d'urgence manifeste, lorsque les circonstances exigent une décision rendue sans débat contradictoire, ou lorsque le conciliateur ne peut tenir de première réunion dans les trois mois de sa saisine. Le créancier est aussi dispensé s'il a déjà engagé en vain la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances. Dans un avis du 25 septembre 2025 (n° 25-70.013), la Cour de cassation a précisé que la procédure d'injonction de payer n'est soumise à cette obligation dans aucune de ses deux phases.

Une tentative amiable, obligatoire ou volontaire, a un effet utile sur vos délais. Selon l'article 2238 du Code civil, la prescription est suspendue à compter du jour où les parties conviennent de recourir à la médiation ou à la conciliation. À défaut d'accord écrit, la suspension part du jour de la première réunion. La conclusion d'une convention de procédure participative suspend aussi la prescription.

Frais de recouvrement de 40 euros par facture et pénalités : le cas chiffré

Le régime des frais et pénalités dépend entièrement de la qualité de votre débiteur. Vous devez distinguer trois cas : le client professionnel privé, l'acheteur public et le particulier.

Face à un client professionnel

Dès le premier jour de retard, l'article L441-10 du Code de commerce rend exigibles deux sommes sans qu'aucun rappel soit nécessaire : les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. L'article D441-5 du Code de commerce fixe cette indemnité à 40 euros.

Les frais de recouvrement de 40 euros s'appliquent par facture impayée, et non par client ou par dossier de relance. Si un même client professionnel laisse trois factures en souffrance à des échéances différentes, il vous doit trois fois 40 euros, soit 120 euros d'indemnité forfaitaire. Cette somme n'est pas soumise à la TVA. Si vous exposez des frais supérieurs à ces 40 euros, par exemple en payant des honoraires de commissaire de justice, l'article L441-10 vous autorise à demander une indemnisation complémentaire sur présentation des justificatifs.

Pour le taux des pénalités de retard, vous appliquez celui prévu dans vos conditions générales de vente, sans qu'il puisse être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal. Si vos conditions générales sont muettes, le taux supplétif légal s'applique : il correspond au taux directeur de la Banque centrale européenne (BCE) en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet de l'année concernée, majoré de 10 points de pourcentage.

Vous pouvez vérifier vos propres montants au centime près grâce à notre outil de calcul des pénalités.

Face à un acheteur public

Si votre client est un acheteur public et que vous êtes titulaire d'un marché public conclu avec lui, l'article L441-10 du Code de commerce ne s'applique pas. Le Code de la commande publique fixe ses propres règles. Le délai de paiement est de 30 jours pour les pouvoirs adjudicateurs (article R2192-10). Il passe à 50 jours pour les établissements publics de santé et à 60 jours pour les entreprises publiques (article R2192-11). Ce délai court en principe à compter de la réception de votre demande de paiement.

En cas de retard, l'acheteur public vous doit des intérêts moratoires (article L2192-13). Ils courent à compter du lendemain de l'expiration du délai de paiement jusqu'à la date de mise en paiement du principal incluse. Leur taux est égal au taux de la BCE en vigueur au premier jour du semestre concerné, majoré de 8 points de pourcentage (article R2192-31). L'acheteur doit aussi l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 euros (article D2192-35).

Le piège des frais réclamés à un particulier

Si votre client est un consommateur, l'article L441-10 du Code de commerce ne s'applique pas. Vous ne pouvez donc pas lui réclamer l'indemnité forfaitaire de 40 euros. Plus encore, l'article L111-8 du Code des procédures civiles d'exécution pose une règle d'ordre public : les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge exclusive du créancier, sauf s'ils concernent un acte dont l'accomplissement est prescrit par la loi. Toute stipulation contraire dans un contrat ou un devis signé par un particulier est réputée non écrite.

Réclamer des frais de dossier, des frais de courrier recommandé ou des honoraires de recouvrement amiable à un particulier vous expose à des sanctions pénales. Le Code de la consommation range cette interdiction dans une section autonome intitulée « Frais de recouvrement » (article L121-21), au sein du chapitre consacré aux pratiques commerciales interdites. L'article L132-23 du même code punit la violation de cette interdiction de deux ans d'emprisonnement et de 300 000 euros d'amende. Le montant de l'amende peut être porté, de manière proportionnée aux avantages tirés du délit, à 10 % du chiffre d'affaires moyen annuel.

Face à un particulier, vous pouvez en revanche réclamer des intérêts de retard. Si le contrat ne prévoit rien, les intérêts au taux légal courent à compter de la mise en demeure, conformément à l'article 1231-6 du Code civil. Votre contrat peut aussi prévoir une clause d'intérêts de retard ou une clause pénale. Selon l'article 1231-5 du Code civil, le juge peut, même d'office, modérer ou augmenter la pénalité convenue si elle est manifestement excessive ou dérisoire. Le juge peut aussi écarter une clause abusive dans un contrat conclu avec un consommateur. Une clause qui déguise des frais de recouvrement en pénalité tombe sous le coup de l'article L111-8.

Gérer ses relances en interne ou mandater un tiers

Le créancier qui réalise ses relances lui-même maîtrise son ton, préserve sa relation commerciale et encaisse 100 % du montant de sa facture. Pour automatiser ce suivi sans y consacrer vos soirées, vous pouvez utiliser un logiciel de relance automatique des factures.

Le logiciel encaisse se connecte à votre outil de facturation, repère les factures échues et prépare les messages à chaque étape. Vous pouvez laisser partir automatiquement les rappels amiables dans les limites que vous définissez (plafond de montant, exclusion des particuliers), tandis que les étapes engageantes comme la mise en demeure par lettre recommandée électronique exigent toujours votre validation explicite message par message. Chaque relance contient un lien vers un portail de règlement par carte ou virement, calcule les pénalités légales et alimente un dossier de preuve horodaté.

encaisse agit en tant qu'éditeur de logiciel : chaque message part en votre nom et les fonds arrivent sur votre compte. À l'inverse, si vous déléguez vos dossiers à une agence de recouvrement, à un commissaire de justice ou à un avocat, ce tiers agit comme mandataire. Les règles qui s'imposent à lui dépendent de sa profession.

Les articles R124-1 à R124-7 du Code des procédures civiles d'exécution encadrent les personnes qui recouvrent des créances à l'amiable pour le compte d'autrui, comme les sociétés de recouvrement. L'article R124-1 exclut de ce régime ceux qui procèdent au recouvrement au titre de leur statut professionnel ou dans le cadre de la réglementation de leur profession. Le commissaire de justice et l'avocat relèvent de cette exception : ils appliquent les règles propres à leur profession.

Une agence de recouvrement, elle, doit respecter ce chapitre. Avant de commencer son activité, elle déclare au procureur de la République qu'elle a souscrit une assurance de responsabilité civile professionnelle et qu'elle détient un compte réservé aux fonds encaissés pour ses clients (article R124-2). Avant toute démarche sur votre dossier, elle conclut avec vous une convention écrite qui précise le fondement et le montant des sommes dues ainsi que ses conditions de rémunération (article R124-3). Elle adresse ensuite au débiteur une lettre contenant les mentions obligatoires de l'article R124-4 : ses coordonnées, le nom du créancier, le décompte distinct du principal et des accessoires, et la reproduction des alinéas 3 et 4 de l'article L111-8 du Code des procédures civiles d'exécution. L'omission de ces mentions est punie de l'amende prévue pour les contraventions de la 5e classe (article R124-7).

Prescription : le piège de la mise en demeure qui n'interrompt pas le délai

Pendant que vous tentez de régler le dossier à l'amiable, le délai de prescription d'une facture continue de tourner. Si ce délai expire avant que vous n'ayez agi en justice, votre droit d'action s'éteint : une demande formée hors délai se heurte à une fin de non-recevoir et devient irrecevable.

Le délai dépend de la nature de votre client :

• Entre professionnels (commerçants, artisans, sociétés, professions libérales) : l'action se prescrit par 5 ans à compter de la date d'échéance de la facture (article L110-4 du Code de commerce et article 2224 du Code civil).
• Face à un client particulier (consommateur) : l'action du professionnel pour les biens ou les services qu'il fournit se prescrit par 2 ans (article L218-2 du Code de la consommation).
• En matière de contrat de transport de marchandises : l'action se prescrit par 1 an (article L133-6 du Code de commerce).

Beaucoup de dirigeants pensent qu'envoyer une lettre de mise en demeure en recommandé remet ce compteur à zéro. La loi dit le contraire. Ni les relances simples, ni la lettre recommandée de mise en demeure n'interrompent la prescription. Les articles 2240 à 2244 du Code civil prévoient quatre causes d'interruption :

• la reconnaissance non équivoque de la dette par le débiteur (article 2240), par exemple un courriel où il reconnaît devoir la facture et sollicite un échéancier, ou le versement d'un acompte ;
• la demande en justice, même en référé (article 2241) ;
• une mesure conservatoire prise en application du Code des procédures civiles d'exécution (article 2244) ;
• un acte d'exécution forcée (article 2244).

La suspension produit un effet différent de l'interruption. Une interruption efface le délai écoulé et fait courir un nouveau délai de même durée. Une suspension arrête le compteur sans l'effacer. Avec la médiation ou la conciliation de l'article 2238, le délai recommence à courir, pour une durée qui ne peut être inférieure à six mois, à compter du jour où l'une des parties ou le médiateur déclare la médiation terminée.

Ce qui change si votre client entre en procédure collective

Votre démarche amiable doit s'arrêter net si votre client fait l'objet d'un jugement d'ouverture de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire.

L'article L622-7 du Code de commerce pose le principe de l'interdiction de payer toute créance née antérieurement au jugement d'ouverture. De son côté, l'article L622-21 du Code de commerce impose l'arrêt des poursuites individuelles : vous ne pouvez plus engager d'action en justice tendant à la condamnation du débiteur au paiement d'une somme d'argent, ni poursuivre une procédure d'exécution.

Face à un client en liquidation, en sauvegarde ou en redressement, votre unique voie légale consiste à déclarer votre créance entre les mains du mandataire judiciaire ou du liquidateur (article L622-24 du Code de commerce). Selon l'article R622-24 du même code, vous disposez d'un délai strict de deux mois à compter de la publication du jugement d'ouverture au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales (BODACC). Ce délai est allongé de deux mois si vous résidez hors de France métropolitaine.

Si vous dépassez ce délai de deux mois, vous tombez sous le coup de la forclusion. Vous n'êtes pas admis dans les répartitions et les dividendes. Votre créance non déclarée est aussi inopposable au débiteur pendant l'exécution du plan, et après cette exécution si les engagements du plan ont été tenus (article L622-26 du Code de commerce).

Vous pouvez demander au juge-commissaire de vous relever de la forclusion. C'est à vous, créancier, d'établir que votre défaillance n'est pas due à votre fait, ou qu'elle est due à une omission du débiteur dans la liste de ses créanciers. Vous disposez pour agir d'un délai de six mois à compter de la publication du jugement d'ouverture. Par exception, si vous justifiez avoir été dans l'impossibilité de connaître l'obligation du débiteur avant la fin de ces six mois, le délai court à partir de la date à laquelle vous ne pouviez plus ignorer votre créance.

Consultez le BODACC dès qu'un client cesse de répondre ou de payer. Vous éviterez de découvrir l'ouverture de la procédure après l'expiration des délais.

L'échec du recouvrement amiable : quel tribunal saisir et quand consulter

Si votre client garde le silence huit jours après la réception de la mise en demeure, multiplier les relances amiables ne sert plus à rien. Vous devez basculer vers le recouvrement judiciaire pour obtenir un titre exécutoire.

Le choix de la juridiction compétente dépend de la qualité du débiteur et de la nature de la créance :

• Le tribunal de commerce (ou le tribunal des activités économiques dans les ressorts expérimentaux) connaît des contestations relatives aux engagements entre commerçants, entre artisans, des litiges relatifs aux sociétés commerciales et de ceux relatifs aux actes de commerce entre toutes personnes (article L721-3 du Code de commerce), quel que soit le montant.
• Le tribunal judiciaire est compétent lorsque le débiteur est un particulier, une association ou un professionnel libéral exerçant à titre individuel (article L211-3 du Code de l'organisation judiciaire).
• Lorsque le débiteur est un acheteur public et que votre facture découle d'un marché public dont vous êtes titulaire, le litige relève en principe du juge administratif. Faites vérifier la juridiction par un avocat avant d'agir.

Pour une créance contractuelle non contestée, la requête en injonction de payer (articles 1405 et suivants du Code de procédure civile) est la voie la plus rapide et la moins coûteuse. Le juge statue sur pièces, sans audience contradictoire. Attention aux délais qui suivent l'ordonnance : en vertu de l'article 1411 du Code de procédure civile, l'ordonnance portant injonction de payer est non avenue (frappée de caducité) si vous ne la faites pas signifier au débiteur par un commissaire de justice dans les six mois de sa date. Une fois l'ordonnance signifiée, le débiteur dispose d'un délai d'un mois pour former opposition devant le tribunal (article 1416).

Consultez un commissaire de justice dès que la mise en demeure reste sans effet et que la créance n'est pas contestée. Il peut mettre en œuvre la procédure simplifiée de recouvrement des petites créances (article L125-1 du Code des procédures civiles d'exécution), dans la limite de montant fixée par décret. Il signifie aussi votre ordonnance d'injonction de payer. Si le débiteur accepte de participer à cette procédure simplifiée, l'article 2238 du Code civil suspend la prescription à compter de son accord constaté par le commissaire de justice.

Faites appel à un avocat dès que le débiteur élève une contestation sérieuse par écrit, ou si vous devez assigner en référé-provision. Devant le tribunal judiciaire, la représentation par avocat devient obligatoire lorsque la demande dépasse 10 000 euros, sauf exceptions prévues par l'article 761 du Code de procédure civile.

Devant le tribunal de commerce, l'article 853 du même code fixe une règle proche : les parties doivent constituer avocat, sauf disposition contraire. Elles en sont dispensées lorsque la demande porte sur un montant inférieur ou égal à 10 000 euros. La dispense joue aussi pour les procédures du livre VI du Code de commerce, consacré aux difficultés des entreprises, et pour les litiges liés au registre du commerce et des sociétés. Dans ces cas, vous pouvez vous défendre seul ou vous faire représenter par la personne de votre choix. Si ce représentant n'est pas avocat, il doit justifier d'un pouvoir spécial. Consultez aussi un avocat avant de réclamer une clause pénale à un particulier.

Pour aller plus loin : relances automatiques.