Relance de facture impayée pour entreprise de nettoyage : le contrat récurrent

Trois types de clients, trois règles

Le plafond de 60 jours et ses variantes figurent sur la page des délais de paiement.

Une facture par mois : la facture périodique

Une facture qui regroupe plusieurs prestations distinctes faites au même client, dont la TVA est exigible dans le même mois civil, est payable au plus tard 45 jours après son émission (article L441-10 du Code de commerce). Vos passages quotidiens ou hebdomadaires, facturés en fin de mois, entrent dans ce cadre. Émettez la facture à la fin du mois travaillé et notez la date : c’est elle qui lance le décompte.

Le syndic et la copropriété

Le débiteur d’un contrat d’entretien des parties communes est le syndicat des copropriétaires, qui agit par son syndic. En pratique, la facture passe par le service comptable du syndic, puis attend une validation du conseil syndical ou une provision. Une facture sans le nom exact du syndicat et de la résidence se perd.

Le client conteste la qualité

C’est le motif de non-paiement le plus fréquent du secteur. Séparez deux cas : la réclamation précise (zone oubliée, date manquée), que vous traitez par un avoir ou un passage correctif, et la contestation de principe pour retarder. Tracez toujours les passages (feuille de présence signée, photos datées) : ils servent de preuve. Les relances de la facture contestée doivent se suspendre, pas se durcir.

Ce que fait encaisse sur un contrat récurrent

• Le client qui doit quatre mois de nettoyage reçoit un seul message avec les quatre factures et le total, pas quatre courriels le même matin.
• Le ton de la relance se choisit : le mode doux convient à un client de longue date, le mode ferme au client qui accumule.
• Une contestation suspend les relances de la facture concernée, et la réponse du client vous revient.
• Les messages sont signés au nom de votre société, par courriel, SMS puis lettre recommandée.
• La liste blanche épargne un client qui représente une grosse part du chiffre d’affaires.
• Le BODACC surveille vos clients professionnels : une liquidation vous est signalée avant d’envoyer un recommandé.
• Un dossier de preuve horodaté s’exporte pour une mise en demeure ou un tribunal.

Importez vos factures depuis Pennylane, Sellsy, Axonaut, Qonto, Evoliz, Abby ou iPaidThat, ou depuis un CSV (intégrations).

Ce qui prouve un passage

• Une feuille de présence signée par le gardien ou le référent du site.
• Des photos datées des zones traitées, surtout après une réclamation.
• Le cahier de prestations annexé au contrat, avec la fréquence et les zones.
• Un compte rendu mensuel court, envoyé avec la facture.

Les paysagistes vivent le même rythme saisonnier chez les syndics, les artisans traitent les chantiers ponctuels, et les transporteurs ont un plafond plus court. Calculez vos pénalités, copiez un modèle de relance ou lisez la FAQ.