Annexe « Offre cabinets »

Version du 02/11/2026. Elle complète les conditions générales : tout ce qu’elle ne modifie pas s’applique tel quel.

Définitions

• Cabinet : le professionnel ou la société d'expertise comptable inscrit à l'Ordre des experts-comptables qui souscrit l'offre cabinets.
• Client du cabinet : l'entreprise pour laquelle le cabinet ouvre un dossier. Elle est le créancier des factures relancées.
• Dossier : le compte encaisse du client du cabinet. Il est ouvert par le cabinet, activé par le client du cabinet, qui en est seul titulaire.
• Autonome : le client du cabinet prépare, valide et envoie lui-même ses relances. Le cabinet lui en offre l'accès et n'agit pas sur le dossier.
• Mandat : le client du cabinet confie au cabinet, depuis son propre compte, la validation et l'envoi des relances en son nom.
• Dossier actif : un dossier dont au moins une relance est partie au cours du mois civil, tous canaux confondus.

Partie A : le cabinet

A.1 Accès à l'offre

L'offre est réservée aux sociétés d'expertise comptable inscrites à l'Ordre. Le cabinet atteste de cette inscription en souscrivant. encaisse peut la vérifier à tout moment, y compris après l'ouverture de l'accès, demander tout justificatif, et refuser un accès comme le prévoit l'article 8 des conditions générales. Elle ferme immédiatement l'accès d'un cabinet dont l'inscription n'est pas établie ou qui manque à l'article A.3. Hors ces cas, elle met fin à un accès ouvert avec un préavis de trente jours, et chaque client garde son dossier.

A.2 Ouverture des dossiers et activation

Le cabinet ouvre un dossier pour un client à partir de son numéro SIREN. Aucune relance ne part d'un dossier avant que le client du cabinet l'ait activé, ait connecté son compte de paiement, et ait confirmé le niveau choisi par le cabinet. Un dossier qui n'est pas activé dans les soixante jours de l'invitation est supprimé, avec les données qu'il contient.

Le cabinet ne peut ouvrir de dossier qu'au nom d'une entreprise qui l'a chargé de la suivre. Il s'interdit d'ouvrir un dossier au nom d'une entreprise qui ne l'a pas sollicité.

A.3 Le mandat

Lorsqu'un client lui confie la validation de ses relances, le cabinet atteste, pour chaque dossier concerné, disposer d'un mandat spécial de recouvrement amiable signé par ce client, le cas échéant intégré à la lettre de mission, conforme à l'article 22 de l'ordonnance du 19 septembre 1945 et à l'article 151-4 du décret n° 2012-432 du 30 mars 2012. Ce mandat indique le compte bancaire du client sur lequel le débiteur paie, et couvre l'envoi de mises en demeure. L'attestation est horodatée et conservée avec son auteur et la version du texte attesté.

Le cabinet s'engage à cesser toute validation dès la fin de ce mandat, et à le présenter à encaisse sur simple demande. Il répond seul de son existence, de sa portée et de sa validité, et garantit encaisse contre toute réclamation née d'un envoi validé sans mandat valable, dans les conditions de l'article 4 des conditions générales.

Le mandat ne s'étend pas au recouvrement judiciaire, qui reste hors du service. Sous mandat, les recommandés électroniques mentionnent que le courrier est adressé pour le compte du client par son expert-comptable, nommé.

A.4 Prix

Chaque mois civil, encaisse facture au cabinet chaque dossier actif, au prix de sa tranche :

Un dossier sans relance partie dans le mois n'est pas facturé. Les courriels sont inclus. Chaque dossier inclut 100 SMS par mois ; au-delà, chaque SMS est facturé 0,10 € HT. Un SMS se compte comme l'opérateur le facture : un message long peut en valoir plusieurs. Au niveau autonome, une fois ces 100 SMS atteints, les relances du mois passent par courriel. Sous mandat, les recommandés électroniques sont achetés à l'avance par le cabinet, au tarif en vigueur, dans une réserve commune à ces dossiers. Au niveau autonome, le client du cabinet achète les siens. Aucun envoi ne part sans pli disponible.

Aucune commission n'est prélevée sur les sommes que les clients du cabinet reçoivent par le lien de paiement de leurs dossiers. Le dossier propre du cabinet, pour ses propres honoraires, relève de l'offre habituelle et de ses conditions.

A.5 Refacturation

Le cabinet est libre de refacturer le service à ses clients, au prix qu'il fixe, dans le cadre de ses honoraires. encaisse ne lui verse aucune commission et ne perçoit rien de ses clients au titre de ces dossiers, hors les recommandés qu'un client autonome achète lui-même.

A.6 Essai

L'offre est essayée gratuitement pendant un mois à compter de l'inscription, dans la limite de cinq dossiers ouverts. Les recommandés électroniques restent payants pendant l'essai. Le cabinet peut mettre fin à l'essai à tout moment pour ouvrir davantage de dossiers. Seuls les dossiers dont une relance part après la fin de l'essai sont facturés.

A.7 Paiement

Le cabinet enregistre une carte bancaire ou un mandat de prélèvement SEPA auprès du prestataire de paiement d'encaisse avant d'ouvrir son premier dossier. Rien n'est débité pendant l'essai. Ensuite, et par dérogation à l'article 3.8 des conditions générales, la facture du mois écoulé est débitée à terme échu, à partir du premier jour du mois suivant. Les recommandés se règlent par carte uniquement.

Le prélèvement SEPA suit le schéma de base. Le cabinet accepte de recevoir par courriel l'avis de prélèvement, au moins un jour avant le débit. Si le cabinet conteste un prélèvement, encaisse émet une nouvelle facture du même montant, soumise à l'article A.8, sans préjudice de la contestation d'un prélèvement réellement non autorisé.

A.8 Défaut de paiement

Si un paiement échoue, le cabinet en est informé. De nouvelles tentatives peuvent être effectuées, et il peut régler la facture depuis son espace.

• Sept jours après l'échec, si la facture demeure impayée, plus aucune relance ne part de ses dossiers et son espace ne permet plus que le règlement de la facture. Ses clients n'en sont pas encore informés.
• Trente jours après l'échec, chaque client du cabinet est informé que ses relances sont en pause et que son cabinet n'a plus accès au service, sans mention du motif. Il peut attendre le rétablissement de cet accès, ou reprendre son dossier aux conditions de l'offre habituelle.
• Soixante jours après l'échec, l'espace du cabinet est fermé. Chaque client garde son dossier à son nom, relances en pause, aux conditions de l'offre habituelle.

Toute somme impayée à son échéance porte de plein droit les pénalités de retard au taux prévu à l'article 3.8 des conditions générales et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 €, conformément aux articles L441-10 et D441-5 du Code de commerce.

Pendant toute cette période, les liens de paiement déjà envoyés aux débiteurs restent actifs : les sommes vont aux clients du cabinet. Le règlement de la facture, à tout moment avant la fermeture, rétablit le service sans perte de données. Les données du cabinet restent exportables jusqu'à la fermeture.

A.9 Fin d'un dossier

Le cabinet comme son client peuvent mettre fin au suivi d'un dossier à tout moment, sans préavis. Le client garde son compte, son historique et ses preuves, et relève dès lors de l'offre habituelle. Le préavis éventuellement prévu par la lettre de mission régit les honoraires entre le cabinet et son client, pas l'accès au service. Une relance partie dans le mois avant la fin du suivi rend ce dossier facturable pour ce mois.

A.9 bis Liberté du client du cabinet

Le client du cabinet est titulaire de son dossier. Le cabinet reconnaît qu'il peut à tout moment, seul, reprendre la main, mettre fin au suivi et poursuivre directement avec encaisse aux conditions générales. encaisse lui adresse les messages nécessaires au service, dont un rappel annuel du mandat, sans action à accomplir.

encaisse s'interdit de démarcher le client du cabinet pour l'inciter à quitter son cabinet. Cet engagement ne limite ni l'information de service ci-dessus, ni les choix que le client trouve dans ses réglages.

A.10 Données personnelles

Pour les données des débiteurs, le client du cabinet est responsable du traitement et encaisse son sous-traitant, dans les conditions de l'article 6 des conditions générales qu'il accepte en activant son dossier. Sous mandat, le cabinet agit aussi comme sous-traitant de son client, et garantit avoir encadré ce traitement avec lui conformément à l'article 28 du règlement général sur la protection des données. Avant l'activation, le cabinet prépare le dossier pour le compte de son client et sous sa responsabilité ; sans activation, encaisse le supprime dans le délai de l'article A.2. Au niveau autonome, le cabinet n'accède à aucune donnée de débiteur.

encaisse est responsable du traitement des données des membres du cabinet nécessaires à la gestion de son compte.

A.11 Équipe du cabinet

Le cabinet est responsable des accès qu'il ouvre à ses collaborateurs et des dossiers qu'il leur confie. Il retire sans délai l'accès d'un collaborateur dès la fin de son contrat ou de sa mission.

Partie B : le client du cabinet

B.1 Titularité

Le client du cabinet est seul titulaire de son dossier. Son cabinet ne peut ni accéder à ses fonds, ni modifier son compte de paiement, ni ouvrir d'accès à son dossier sans lui.

B.2 Activation et paiement en ligne

Le client active son dossier depuis l'invitation que lui adresse encaisse à la demande de son cabinet, ou depuis le lien que son cabinet lui transmet. Il connecte son compte de paiement, à son nom : aucune relance ne part tant que ce compte n'est pas actif. Stripe retient ses frais sur les paiements reçus et verse le solde sur le compte bancaire du client, à qui ces frais incombent. Son cabinet ne reçoit aucun fonds.

B.3 Qui valide les relances

Le cabinet choisit le niveau et peut le modifier. Aucun passage vers davantage de gestion par le cabinet ne prend effet sans la confirmation du client. Le client peut à tout moment, seul et depuis ses réglages, reprendre la main ou mettre fin au mandat. Les niveaux sont les suivants :

• le client prépare, valide et envoie lui-même ses relances. Son cabinet n'agit pas sur le dossier, et voit seulement une synthèse en lecture seule et ses rapports. Le client achète alors lui-même ses recommandés ;
• ou le client confie cette validation à son cabinet, sous mandat. Il en reçoit un rappel une fois par an, sans action à accomplir, et peut y mettre fin en un clic.

Les relances partent toujours à son nom et sous sa marque.

Tant que le dossier est rattaché au cabinet, les écrans du client affichent le logo du cabinet. encaisse reste l'éditeur du service et le cocontractant du client au titre des présentes conditions.

B.4 Prix

Tant que son dossier est suivi par son cabinet, le client ne paie rien à encaisse au titre de ce dossier, et aucune commission n'est prélevée sur les sommes qu'il reçoit par le lien de paiement. Ses relations financières avec son cabinet relèvent de leur lettre de mission.

B.5 Si son cabinet n'a plus accès au service

Si l'accès de son cabinet est interrompu, ses relances sont mises en pause. Il en est informé au plus tard trente jours après. Ses données, ses preuves et les liens de paiement déjà envoyés sont conservés. Il peut attendre le rétablissement de l'accès de son cabinet, ou reprendre son dossier aux conditions de l'offre habituelle. Sans choix de sa part, le dossier reste en pause et n'est pas supprimé.

B.6 Fin du suivi

À la fin du suivi par son cabinet, quelle qu'en soit la cause, le client garde son compte, son historique et ses preuves, et relève de l'offre habituelle.